Ein herzliches Dankeschön ist mehr als nur eine nette Geste – es ist ein wichtiger Baustein für eine langfristige Beziehung zu deinen Spender*innen. Auf betterplace.org hast du verschiedene Möglichkeiten, dich für die erhaltene Unterstützung zu bedanken. Dieser Artikel erklärt dir, wie du manuelle und automatische Dankesnachrichten optimal einsetzt.
Warum sind Dankesnachrichten so wichtig?
Eine zeitnahe und persönliche Danksagung zeigt deinen Unterstützer*innen, dass ihre Spende angekommen ist und wertgeschätzt wird. Sie fühlen sich stärker mit deinem Projekt verbunden und sind eher bereit, erneut zu spenden oder dein Projekt weiterzuempfehlen. Ein einfaches Danke kann also einen großen Unterschied für dein Fundraising machen!
Zwei Wege, um Danke zu sagen: individuell oder automatisch
Du hast die Wahl zwischen zwei Arten von Dankesnachrichten, die du über dein Projekt auf betterplace.org versenden kannst:
Die persönliche Note: Individuelle Dankesnachrichten
Mit einer individuellen Dankesnachricht kannst du maßgeschneidert auf eine bestimmte Spende reagieren.
- Was ist das? Eine von dir persönlich formulierte Nachricht, die du an einzelne Spender*innen sendest.
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Wie versendest du sie?
- Logge dich in dein betterplace.org-Konto ein.
- Gehe zum Administrationsbereich deiner Organisation und wähle dein Projekt aus.
- Navigiere zum Menüpunkt "Spendenübersicht & Dankesnachricht".
- Neben jeder Spende findest du die Option "Verfassen", um eine Nachricht zu schreiben.
- Wichtig: Die 21-Tage-Frist! Du kannst individuelle Dankesnachrichten bis maximal 21 Tage nach Eingang der Spende versenden (es sei denn, es wurde bereits ein automatischer Dank verschickt). Sei also schnell!
- Tipps für individuelle Nachrichten: Beziehe dich (wenn passend) auf den Kommentar der Spender*in, erwähne, was mit der Spende konkret erreicht werden kann oder lade zu einer Veranstaltung ein. Eine persönliche Ansprache wirkt Wunder!
Zeit sparen mit System: Automatische Dankesnachrichten
Mit automatischen Dankesnachrichten stellst du sicher, dass jede*r Spender*in zeitnah ein Dankeschön erhält, auch wenn du mal keine Zeit für eine individuelle Nachricht hast.
- Was ist das? Eine von dir vorformulierte Standard-Dankesnachricht, die automatisch nach jeder eingegangenen Spende für dein Projekt versendet wird.
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Wie richtest du sie ein?
- Gehe im Administrationsbereich deines Projekts zum Punkt "Dankesbotschaften" und dann zu "Automatische E-Mail".
- Formuliere hier deinen Standard-Dankestext.
- Aktiviere die automatische Dankesnachricht und wähle, ob sie direkt am Tag der Spende oder nach 3, 7, oder 14 Tagen verschickt werden soll.
- Vorteile: Du sparst Zeit und stellst sicher, dass keine Spende ohne Dank bleibt.
- Tipps für einen guten Standardtext: Formuliere herzlich und authentisch. Erkläre kurz, was mit den Spenden allgemein bewirkt wird. Du kannst auch auf deine Webseite oder Social-Media-Kanäle verlinken.
Wichtig: Das Zusammenspiel von manuellen und automatischen Danksagungen
Es ist entscheidend zu verstehen, wie diese beiden Systeme interagieren:
- Pro Spende nur eine Dankesnachricht: Unser System ist so konzipiert, dass pro Spende nur eine einzige Dankes-E-Mail (entweder individuell oder automatisch) versendet wird.
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Was passiert, wenn beides aktiviert ist?
- Wenn du eine individuelle Dankesnachricht versendest, wird danach keine automatische Nachricht mehr für diese spezifische Spende verschickt, auch wenn die Automatik aktiviert ist. Die individuelle Nachricht hat Vorrang.
- Wenn du bis zum eingestellten Zeitpunkt für den Versand der automatischen Dankesnachricht keine individuelle Nachricht verschickst, wird die automatische Nachricht gesendet. Danach ist für diese spezifische Spende kein Versand einer individuellen Dankesnachricht mehr möglich.
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Empfehlung:
- Wenn du die Zeit und Ressourcen hast, können individuelle Nachrichten oft eine stärkere Bindung aufbauen.
- Richte aber immer zusätzlich eine gute automatische Dankesnachricht ein, bspw. mit einem Versandzeitpunkt 3 oder 7 Tage nach der Spende. So hast du die Möglichkeit, bis zu diesem Zeitpunkt einen individuellen Dank zu verfassen, und stellst gleichzeitig sicher, dass auch Spender*innen, denen du wegen Zeitmangel nicht individuell danken konntest, eine Wertschätzung erfahren.
Gibt es Spender*innen, die du nicht per Dankesnachricht erreichen kannst?
Ja, in einigen Fällen ist der direkte Versand von Dankesnachrichten über unser System nicht möglich. Dies betrifft beispielsweise Spenden, die über bestimmte Partnerplattformen (wie z. B. einige WirWunder-Portale der Sparkassen) oder über Spendenaktionen von Dritten für dein Projekt getätigt werden.
Mehr als nur ein Danke: Weitere Kontaktmöglichkeiten
Nutze neben den Dankesnachrichten auch andere Wege, um mit deinen Unterstützer*innen in Kontakt zu bleiben:
- Projekt-Neuigkeiten: Veröffentliche regelmäßig Neuigkeiten auf deiner Projektseite, um über Fortschritte und Erfolge zu berichten.
- Newsletter: Du kannst diese Neuigkeiten auch als Newsletter an deine Abonnent*innen versenden.
Ein durchdachtes Dankesmanagement ist ein Zeichen deiner Professionalität und Wertschätzung. Es hilft dir, eine starke Community um dein Projekt aufzubauen! Bei weiteren Fragen steht dir das betterplace.org-Team gerne zur Seite.